STRUCTURE DU DOCUMENT

Niveaux de titres

Généralement l’utilisation de titres permet de :

  • Indiquer le début du contenu principal
  • Indiquer le titre d’une section dans le contenu
  • Démarquer les différentes sections de navigation, comme la navigation principale ou la navigation secondaire, la navigation sur le pied de page
  • Indiquer les images (contenant du texte) qui ont l’apparence de titres visuellement

Parce que ces titres indiquent le départ des sections importantes du contenu, il est possible que les utilisateurs des technologies d’assistance accèdent à la liste des titres et se rendent directement aux contenus souhaités via ces titres.

Cette capacité de « parcourir » le contenu grâce aux titres et d’aller directement aux contenus intéressés accélère de manière significative la navigation sur les documents.

L’erreur la plus courante est de créer des textes qui ont l’apparence de titres visuellement. C’est pour cette raison qu’il est impératif d’appliquer les niveaux de titres via les styles définis sur Word.

L’utilisation des styles définis sur Word permet d’appliquer directement les niveaux de titres appropriés. Word propose plusieurs niveaux de titres par défaut dans la partie « Style » de l’onglet « Accueil » du ruban.

Pour être accessibles, il faut utiliser des niveaux de titres avec le numéro d’importance correspondant définis dans la liste des styles : Titre 1, Titre 2, Titre 3.

Le Titre 1 est plus important que le Titre 2, et ainsi de suite.

Il est important de bien respecter l’ordre des titres : par exemple, il ne faut pas placer un titre de niveau 3 après un titre de niveau 1.

Les styles de titres proposés ne doivent jamais servir uniquement pour la mise en forme, mais pour hiérarchiser correctement le document.

Si vous ne voulez pas appliquer les styles proposés par défaut, vous pouvez définir votre propre mise en forme. (Voir le chapitre « Style et Mise en page »).

Table des matières et signets

Les “signets” dans Acrobat Reader, permettent d’accéder rapidement à une partie du document. Il faut donc rendre possible aux utilisateurs de localiser les contenus qu’ils souhaitent par l’utilisation de signets, notamment pour les longs documents.

Une personne avec un handicap cognitif pourrait préférer une hiérarchie qui permet de fournir un aperçu rapide du document au lieu de le lire en entier et de défiler sur toutes les pages. C’est aussi une manière classique de naviguer sur un document qui sera bénéfique pour tous les utilisateurs. Ces signets peuvent être générés dans Microsoft Word.

Il faut d’abord générer une table des matières sur Word, qui reprendra la hiérarchie de titres utilisée sur le document. C’est pour cela qu’il est important d’adopter une hiérarchie de document claire, en définissant des titres pour chaque grande partie, des titres de second niveau puis de troisième niveau selon les besoins (Voir critère Niveaux de titres).

Pour cela il faut se rendre sur l’onglet « Références » du ruban puis « Table des matières ». Il faut choisir ensuite la table automatique de son choix (seul le titre diffère entre les deux tables automatiques).

Lors de la génération en PDF du document, il faudra cocher dans les options d’export « Créer des signets à l’aide de : Titres ».

Si le document contient un glossaire ou un index, ces sections devront comporter des titres qui apparaitront dans la table des matières (et donc, en tant que signets sur le document PDF).

Colonnes

L’avantage de Microsoft Word est de pouvoir créer directement des documents contenant plusieurs colonnes, que les technologies d’assistance vont lire dans le bon ordre.

Pour créer des colonnes, il faut se rendre sur l’onglet « Mise en page » du ruban puis « Colonnes » et choisir le nombre de colonnes souhaité.

Paragraphes

Les paragraphes ne posent pas de problèmes particuliers en termes d’accessibilité. Néanmoins, il est conseillé de :

  • Ne pas faire plusieurs retours à la ligne entre 2 paragraphes mais d’utiliser les paramétrages d’espacement
  • Bien paramétrer ces options de paragraphes puis mettre à jour le style « Normal ». Cela permet notamment d’utiliser toujours la même mise en forme pour tous les paragraphes qui seront créés dans le document.

Pour régler l’espace entre plusieurs paragraphes, il faut tout d’abord les sélectionner.

Il faut se rendre ensuite sur l’onglet « Accueil » du ruban puis ouvrir la boite de dialogue « Paragraphe », présent dans le groupe d’options « Paragraphe ».

La boîte de dialogue contient des paramètres d’alignement, de retrait, d’espacement et d’ordre de niveau hiérarchique.

Dans l’onglet « Enchainements », on peut gérer la pagination (pour éviter veuve et orphelines par exemple) et les exceptions de mise en forme.

Pour une question de lisibilité, il est également conseillé :

  • D’éviter l’alignement du texte de manière centrée
  • D’éviter l’alignement d’un texte de manière justifiée, qui entrainerait un trop petit écart entre les caractères

Il est important également d’accentuer toutes les lettres capitales et majuscules pour un bon confort de lecture mais également pour les lecteurs d’écran qui vont retranscrire les mots tels qu’ils ont été écrits.

Éviter l’utilisation des zones de textes

Word propose une fonctionnalité permettant de créer des « zones de textes ». Ce sont des boites flottantes sur le document, pouvant contenir du texte, des images, des tableaux, etc.

Mais ces zones flottantes posent de sérieux problèmes en termes d’accessibilité : lorsqu’elles seront converties au format PDF, l’ordre de lecture risque d’être complètement erroné pouvant même empêcher les utilisateurs des technologies d’assistance d’accéder à ces zones.

Il est donc conseillé de ne pas utiliser les zones de textes, sinon il faudra redéfinir l’ordre logique de lecture des balises sur Acrobat Pro.

Utilisation de listes

Les utilisateurs voyants reconnaissent visuellement les listes et peuvent estimer rapidement le nombre d’éléments présents sur ces listes. C’est le cas également des utilisateurs utilisant les technologies d’assistance comme les lecteurs d’écran : le début et la fin des listes sont indiqués et le nombre d’éléments présents sur ces listes sont énumérés.

Les utilisateurs des technologies d’assistance peuvent également naviguer de listes en listes et d’élément de liste en élément de liste, via des raccourcis clavier particuliers.

L’une des erreurs les plus courantes est la reproduction de « listes » de manière visuelle (elles ont simplement l’apparence de listes). C’est notamment le cas souvent rencontré de l’utilisation de tirets « - » ou autres caractères spéciaux. Ces « listes » ne sont pas reconnues par les lecteurs d’écran, car il faut passer par les outils de création de listes proposés par Word.

Dans l’onglet « Accueil » du ruban, puis le groupe d’options « Paragraphe » se trouve trois outils de création de listes :

On peut créer des listes à puces, des listes numérotées et des listes à plusieurs niveaux (listes à puces ou listes numérotées à plusieurs niveaux).

Attention cependant, lorsque les listes à plusieurs niveaux sont utilisées, deux grands choix sont offerts :

  • Listes sans titres
  • Listes avec titres

Les listes avec titres sont signalées visuellement, avec l’emploi de plusieurs niveaux de titres : Titre 1, Titre 2, etc.

Lors de l’export en PDF, les « listes avec titres » ne seront plus reconnues en tant que listes mais en tant que titres uniquement. Il faudra donc faire preuve de prudence, en utilisant les outils de création de listes appropriées.

Autre remarque importante :

il faut essayer au possible de ne jamais scinder une liste sur deux pages, car les lecteurs d’écran vont la considérer comme deux listes distinctes (une par page).

Notes de bas de page et notes de fin

Certains lecteurs d’écrans comme JAWS proposent une fonctionnalité qui permet d’annoncer le contenu des notes de bas de page et des notes de fin.

Le lecteur d’écran va d’abord lire le premier paragraphe, puis la note de bas de page correspondante et revenir ensuite dans l’ordre logique du document en continuant la lecture sur le second paragraphe.

Pour créer une note de bas de page, il faut se rendre sur l’onglet « Références » du ruban puis utiliser le bouton « Insérer une note de bas de page ».

Attention

Sur chaque page, seule une note de bas de page ou de fin pourra être ajoutée. En effet, les lecteurs d’écrans ont tendance à lire toutes les notes de bas de page ou de fin en même temps, apportant de la confusion à la lecture logique du document.